Versie 2.00 · van kracht sinds 2026-07-06

Algemene Voorwaarden

NotulAI B.V. — gevestigd te Parelmoervlinderlaan 59, 2288HR Rijswijk, met KVK-nummer 42122931. Vragen? Neem contact op via support@notulai.nl.

Wij, NotulAI, bieden via Software-as-a-Service (SaaS) de software NotulAI (de Software) aan: een applicatie waarmee u audio-opnames van vergaderingen uploadt, automatisch laat transcriberen en met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) notulen laat genereren. Dit zijn de algemene voorwaarden die op het gebruik van de Software van toepassing zijn.

Wij hebben het recht deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wij kondigen wijzigingen ten minste 30 dagen van tevoren aan via e-mail of de Software. Afwijkende afspraken gelden alleen als deze schriftelijk door ons zijn aanvaard.

Artikel 1 – Algemeen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding en overeenkomst die wij met u sluiten. Zij zijn beschikbaar op www.notulai.nl en worden op verzoek kosteloos toegezonden.
Als een deel van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar is, blijft de rest geldig.

Artikel 2 – Offertes en aanbiedingen

Al onze aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend, tenzij anders is afgesproken.
Wij mogen ervan uitgaan dat de gegevens die u aan ons verstrekt kloppen en baseren onze offerte daarop.

Artikel 3 – Prijs

Prijzen zijn exclusief btw en andere overheidsheffingen.
Wij mogen onze prijzen jaarlijks aanpassen met maximaal 5%. Een prijswijziging gaat 30 dagen na aankondiging in. Als de wijziging meer bedraagt dan 5%, kunt u binnen 14 dagen opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

Artikel 4 – Betaling en incassokosten

U ontvangt in de eerste week van de maand de factuur voor de betreffende maand, met een betalingstermijn van 14 dagen. Bij automatische incasso wordt het bedrag maandelijks geïncasseerd van de rekening waarvoor een mandaat is afgegeven.
Betaalt u niet op tijd, dan bent u automatisch in verzuim en bent u de wettelijke handelsrente verschuldigd over het openstaande bedrag.
Bij verzuim bent u tevens de buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd conform de wettelijke staffel, met een minimum van €40.
Bij een ongeoorloofde stornering brengen wij administratiekosten in rekening met een maximum van €75 exclusief btw. Neem bij een geschil over een afschrijving eerst contact op via support@notulai.nl.

Artikel 5 – Gebruik van NotulAI

Na totstandkoming van de overeenkomst ontvangt u toegang tot uw account(s). U bent verantwoordelijk voor het gebruik van de Software door de personen voor wie u een account heeft aangemaakt.
De Software wordt gelicentieerd per individuele, benoemde gebruiker. Ieder account is strikt persoonsgebonden: het is niet toegestaan een account te delen met, over te dragen aan of te laten gebruiken door een andere persoon. Voor iedere persoon die van de Software gebruikmaakt, dient een eigen licentie te worden afgenomen.
Constateren wij dat een account in strijd met lid 2 door meer dan één persoon wordt gebruikt, dan zijn wij gerechtigd om per geconstateerde extra gebruiker met terugwerkende kracht de geldende licentievergoeding in rekening te brengen vanaf het moment waarop het gedeelde gebruik aantoonbaar is aangevangen, of – indien dat moment niet kan worden vastgesteld – vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst, met een maximum van 12 maanden. Daarnaast behouden wij ons het recht voor het betreffende account te blokkeren, aanvullende schadevergoeding te vorderen en bij herhaalde overtreding de overeenkomst te ontbinden. Onze administratie en loggegevens leveren hierbij, behoudens door u te leveren tegenbewijs, volledig bewijs van het gedeelde gebruik.
Inloggen op de Software geschiedt te allen tijde met tweefactorauthenticatie via een authenticator-app (TOTP). Accounthouders zijn verplicht 2FA geactiveerd te houden en mogen deze niet uitschakelen, omzeilen of de bijbehorende verificatiemiddelen aan anderen ter beschikking stellen.
Accounthouders houden hun inloggegevens en verificatiemiddelen strikt geheim. Alle handelingen die na een succesvolle 2FA-verificatie met een account worden verricht, worden geacht door de betreffende accounthouder te zijn verricht en komen voor uw rekening en risico, tenzij u ons voorafgaand heeft gemeld dat de inloggegevens zijn gecompromitteerd.
U bent zelf verantwoordelijk voor uw internetverbinding, apparatuur en overige IT-systemen die nodig zijn voor het gebruik van de Software.
U bent als enige verantwoordelijk voor de inhoud die u uploadt. U zorgt ervoor dat het opnemen en verwerken van gesprekken rechtmatig is en dat vergaderdeelnemers worden geïnformeerd over de inzet van AI-transcriptie en -notulering voordat de opname wordt gestart. De verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van een geldige grondslag ligt volledig bij u.
Wij mogen een account blokkeren bij een redelijk vermoeden van handelen in strijd met de wet of de overeenkomst.

Artikel 6 – AI-gegenereerde inhoud

Transcripties en notulen worden automatisch gegenereerd met behulp van AI. Ondanks onze inspanningen kunnen deze fouten, onnauwkeurigheden of weglatingen bevatten. U controleert de output voordat u daarop vertrouwt of deze deelt; AI-output geldt niet als juridisch bindende weergave van een vergadering zonder uw eigen verificatie.
Wij gebruiken uw inhoud niet voor het trainen van AI-modellen.

Artikel 7 – Beschikbaarheid en onderhoud

Wij spannen ons in de Software 24/7 beschikbaar te houden. De serviceniveaus staan in de Service Level Agreement.
Wij kunnen de Software (gedeeltelijk) buiten werking stellen voor onderhoud, in beginsel buiten kantoortijden. Wij garanderen niet dat de Software foutloos is; meld storingen via support@notulai.nl.

Artikel 8 – Derden

Wij mogen werkzaamheden (deels) laten verrichten door derden. Voor de verwerking van persoonsgegevens door derden geldt de verwerkersovereenkomst. De artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW zijn niet van toepassing.

Artikel 9 – Overmacht

Wij zijn niet aansprakelijk bij overmacht; hetzelfde geldt voor u. Onder overmacht aan onze zijde valt ook een storing bij door ons ingeschakelde derden die wij redelijkerwijs niet konden voorkomen. Duurt de overmacht langer dan 1 maand, dan kan de overeenkomst schriftelijk worden opgezegd, zonder recht op schadevergoeding.

Artikel 10 – Intellectuele eigendomsrechten

Wij (of onze licentiegevers) zijn exclusief rechthebbende op alle intellectuele eigendomsrechten op de Software. U krijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht.
Alle rechten op de door u geüploade inhoud en de gegenereerde transcripties en notulen berusten bij u. Wij verkrijgen daarop uitsluitend een licentie voor zover nodig om de dienst te leveren.

Artikel 11 – Geheimhouding

Wij houden al uw vertrouwelijke informatie geheim. Daaronder valt in ieder geval: de inhoud van uw opnames, transcripties en notulen, bedrijfsgeheimen, en persoonsgegevens.

Artikel 12 – Aansprakelijkheid

U vrijwaart ons voor aanspraken van derden die verband houden met de inhoud die u uploadt, waaronder aanspraken wegens onrechtmatige opnames.
Wij zijn alleen aansprakelijk voor directe schade die rechtstreeks het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. Aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten.
Onze totale aansprakelijkheid is per gebeurtenis en per jaar beperkt tot de door u in de voorafgaande 12 maanden betaalde vergoedingen.
Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid.

Artikel 13 – Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
Bij geschillen is de Rechtbank Den Haag exclusief bevoegd.