Versie 2.06 · van kracht sinds 2026-09-06
Privacyverklaring
NotulAI B.V. — gevestigd te Parelmoervlinderlaan 59, 2288HR Rijswijk, KVK-nummer 42122931. Contact: support@notulai.nl.
NotulAI is een applicatie waarmee organisaties audio-opnames van vergaderingen uploaden, automatisch laten transcriberen en met AI notulen laten genereren.
1. Twee rollen
Voor vergadergegevens (audio, transcripties, notulen) zijn wij verwerker: de organisatie die NotulAI gebruikt is verwerkingsverantwoordelijke. Voor onze eigen bedrijfsvoering (accounts, facturatie, support, website) zijn wij zelf verantwoordelijke.
2. Vergadergegevens (wij als verwerker)
- Wat: audio-opnames, transcripties, AI-notulen, namen/functies, gespreksinhoud.
- Hoe: transcriptie via AssemblyAI (via hun EU-endpoint, binnen de EU), notulering via AI op AWS Bedrock. Opslag uitsluitend in de EU (Ierland), versleuteld.
- Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de dienst te leveren. Niet voor AI-training.
- Bewaartermijn: voor transcripties en notulen door de organisatie ingesteld (standaard drie jaar, max zeven jaar); daarna automatische verwijdering. Audio-opnames worden direct na transcriptie verwijderd, of — als de organisatie bewaring heeft ingesteld — maximaal 30 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd.
3. Gegevens als verantwoordelijke
| Verwerking | Gegevens | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Account | Naam, e-mail, organisatie, 2FA | Overeenkomst | Duur + 30 dagen |
| Facturatie | Contact-/betaalgegevens | Overeenkomst; fiscaal | 7 jaar |
| Support | Naam, e-mail, inhoud vraag | Overeenkomst | 2 jaar na afhandeling |
| Websitestatistieken | Bezochte pagina, verwijzende site, land, apparaattype. Geen cookie, geen profiel, geen opgeslagen IP-adres | Gerechtvaardigd belang (inzicht in het gebruik van onze publieke website) | Alleen geaggregeerde cijfers; herleidbare gegevens worden niet bewaard |
4. Met wie delen wij gegevens?
Wij verkopen nooit persoonsgegevens. Wij delen alleen met subverwerkers (zie hieronder), met Plausible voor de statistieken van onze publieke website (zie paragraaf 8), en bij wettelijke verplichting.
5. Beveiliging
Versleuteling (TLS + AES-256), verplichte 2FA (authenticator-app (TOTP)), strikte toegangsbeperking, logische scheiding per klant, datalekprotocol (48 uur).
6. Uw rechten
Recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar. Vergadergegevens: richt u tot de organisatie. Overig: support@notulai.nl. Klacht: Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Subverwerkers (publieke lijst)
| Subverwerker | Dienst | Locatie | Waarborg |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | Hosting, opslag, AI (Bedrock, Transcribe) | EU (Ierland) | Verwerking binnen EER; AWS DPA |
| AssemblyAI, Inc. | Transcriptie | EU (via EU-endpoint) | EU-U.S. Data Privacy Framework, met SCC's (module 3) als vangnet |
Zie de Subverwerkerslijst voor de actuele details. Wijzigingen kondigen wij 30 dagen vooraf aan.
8. Cookies
NotulAI gebruikt geen tracking- of marketingcookies. De Software gebruikt uitsluitend functionele, technisch noodzakelijke opslag in uw browser (zoals localStorage) om u in te loggen en uw sessie te onthouden. Voor zulke strikt noodzakelijke opslag is op grond van de AVG en de Telecommunicatiewet geen toestemming vereist; daarom tonen wij geen cookiebanner.
Voor de statistieken van onze publieke website gebruiken wij Plausible Analytics, een Europese dienst die verwerkt binnen de EU. Plausible plaatst geen cookie en leest geen identifier op uw apparaat uit, en bouwt geen profiel van u op. Ook daarvoor is dus geen toestemming vereist.
Wij meten uitsluitend onze publieke pagina's: de website, de inlogpagina en de registratiepagina. Zodra u bent ingelogd meten wij niets meer. Adressen van pagina's binnen de applicatie, die verwijzingen naar besprekingen of andere gegevens van uw organisatie kunnen bevatten, worden daardoor nooit met Plausible gedeeld. Wij leggen ook geen ingevulde formulieren, gedownloade bestanden of aangeklikte links vast.
Mochten wij in de toekomst cookies of vergelijkbare technieken introduceren waarvoor wél toestemming nodig is, dan vragen wij die toestemming vooraf en passen wij deze verklaring aan.
9. Wijzigingen
Actuele versie op www.notulai.nl; bij wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten actief.